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Was kostet eine Hausverwaltung?

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Hausverwaltungen nehmen Eigentümern von Wohnungen und Immobilien zahlreiche Aufgaben ab. Sie bieten einen komfortablen und umfangreichen Service zur Verwaltung, Instandhaltung und Vermarktung der Objekte. Gerade in Hausgemeinschaften ist eine Hausverwaltung oft unerlässlich, um für die Abstimmung zwischen den zahlreichen Eigentümern und Mietern zu sorgen und das Gebäude in einem guten Zustand zu halten. Die Wahl der richtigen Hausverwaltung ist nicht immer einfach. Vor allem die Kosten sind für viele Auftraggeber ein wichtiger Entscheidungsfaktor. Wir zeigen Ihnen, welche Typen von Hausverwaltung es gibt, welche Kosten Sie kalkulieren sollten und auch welche Kostenfallen und Einsparmöglichkeiten es gibt. Dabei gilt: Preisvergleiche lohnen sich, aber nicht immer ist billiger auch besser.

Die richtige Hausverwaltung zu finden, kann für Eigentümer zu einer wahren Sisyphus-Aufgabe werden.

Bereits die grundlegende Frage ‘Was macht eine Hausverwaltung?‘ lässt sich nicht pauschal beantworten. Eine Hausverwaltung übernimmt üblicherweise Aufgaben für Eigentümer von Immobilien, die entweder selbst bewohnt werden oder vermietet sind.

Der genaue Leistungsumfang verschiedener Hausverwaltungen unterscheidet sich dabei oft grundlegend. Eine gesetzliche Regelung, welche Leistungen eine Hausverwaltung erfüllen muss, gibt es nicht. Entsprechend fallen für die Hausverwaltung Kosten in unterschiedlichem Umfang an, je nachdem, welche Leistungen man in Anspruch nimmt.

Üblicherweise umfasst der Leistungskatalog von Hausverwaltungen die kaufmännische und technische Verwaltung einer Immobilie.

Zu den grundlegenden Aufgaben zählen beispielsweise die ordnungsmäßige Instandhaltung und Instandsetzung der betreffenden Liegenschaft, sowie die Durchsetzung der Hausordnung. Des Weiteren erledigt die Hausverwaltung Aufgaben wie das Management von Verträgen mit Öl- und Gaslieferanten, Handwerkern, Technikern und Reinigungskräften sowie in Sonderleistung die Koordination von Architekten, Handwerkern, Bausachverständigen und Kommunikation mit den Behörden. Sie kann unter anderem auch die Verwaltung der Jahresabrechnung und der Instandhaltungsrücklagen übernehmen.

Bei der Beauftragung sollten Sie beachten, dass die Leistungen der Hausverwaltung im Vertrag genau schriftlich festgelegt sind. Je nachdem, wer die Hausverwaltung beauftragt und für welche Leistungen, unterscheidet man drei grundlegende Bereiche von Leistungen.

Ein WEG-Verwalter betreut Häuser, bei denen die Wohnungen unterschiedlichen Eigentümern gehören und Bereiche, wie etwa das Treppenhaus, die Gemeinschaftseigentum sind. Dabei gehören nur die Angelegenheiten in sein Aufgabenfeld, die die gesamte Eigentümergemeinschaft betreffen bzw. den gemeinschaftlichen Teil des Gebäudes. Er übernimmt damit Tätigkeiten die nach §§ 24, 27, 28 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) zu Ihren gesetzlichen Aufgaben als Eigentümer gehören. Die Mietverwaltung liegt dabei weiterhin in den Händen der einzelnen Eigentümer.

Ein Mietverwalter kümmert sich um (fast) alle Belange der Vermietung. Er übernimmt administrative, rechtliche, aber auch technische Aufgaben für den Vermieter. Dazu kann auch das Finden von Mietern, die Erstellung von Mietverträgen und die Verwaltung von Miete, Nebenkosten und Mieterhöhung gehören. Die kaufmännischen Aufgaben umfassen zudem die Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen, die Betriebskostennachzahlungen aber auch das Mahnwesen bei säumigen Zahlern. Daneben kümmert er sich um Rechnungen, die im Zusammenhang mit der Wohnung anfallen (z.B. Abwasserreinigung, Müllabfuhr, Versicherungen). Bei Mieterwechsel erstellt er Zwischenabrechnungen, nimmt die Wohnung ab und protokolliert deren Zustand. Außerdem übernimmt er die Bonitätsprüfung von neuen Mietinteressenten.

Auch Reparatur-, Wartungs- und Sanierungsarbeiten kann ein Mietverwalter abwickeln. Er holt dafür die Angebote für den Vermieter ein und übernimmt auch die Kommunikation mit den Handwerkern, die Überwachung und die Abnahme der Arbeiten. Außerdem leitet er eigenständig Notfallmaßnahmen ein, wenn es, wie etwa bei einem Wasserrohrbruch, einmal schnell gehen muss. Später wickelt er den Schaden für den Vermieter ab, beispielsweise bei einer Gebäudeversicherung. Auch die Organisation von Hausmeister und Facility Management, Schornsteinfeger und Winterdienst können dem Mietverwalter obliegen. Der Mietverwalter kann zudem juristische Aspekte der Vermietung übernehmen. Neben den Vertragsangelegenheiten umfasst das auch Dinge wie zum Beispiel das Sicherstellen der Brandschutzordnung, die Durchsetzung der Hausordnung und das Wahrnehmen von Gerichtsterminen. Außerdem ist ein Mietverwalter der zentrale Ansprechpartner von Mietern und Vermietern. Wenn ganze Häuser einem einzigen Besitzer gehören und somit Abstimmungen zwischen den Eigentümern entfallen, dann ist es eine reine Mietverwaltung, keine WEG-Verwaltung.

Die dritte Form der Hausverwaltung ist die Sondereigentumsverwaltung. Der Sondereigentumsverwalter ist ein Mietverwalter, der sich nur um eine Wohnung in einer Immobilie und deren Vermietung kümmert. Da sein Sondereigentumsverwalter eng mit dem WEG-Verwalter zusammenarbeiten muss, empfiehlt es sich den WEG-Verwalter auch für die Sondereigentumsverwaltung zu beauftragen.

Je nachdem für welchen organisatorischen Bereich Sie Unterstützung möchten, können Sie Ihrer Hausverwaltung Aufgaben aus allen Bereichen der Immobilien- und Mietverwaltung abgeben.

Da bestimmte Leistungen einen Grundaufwand beinhalten, der sich auf die Anzahl der Parteien eines Hauses verteilt, sind Hausverwaltungen normalerweise günstiger, je mehr Parteien in einem Haus sind. Wenn mehrere Objekte für den gleichen Auftraggeber verwaltet werden sollen, senkt das wiederum oft die Kosten.

Vor allem entscheidet das Objekt selbst darüber, wie viel der Hausverwalter berechnet. Wie viele Einheiten hat das Haus? Sind es nur Mietwohnungen oder auch Gewerberäume? Wie hoch sind die Mieten? Wie ist der Zustand der Immobilie? Ist es ein Neubau, ein renovierter Altbau oder gibt es einen Renovierungsstau, der dem Verwalter einen großen Zusatzaufwand bescheren wird? Wie groß ist das Gebäude, wie viele gemeinschaftlich genutzte Bereiche gibt es? Gibt es vielleicht spezielle Auflagen, wie etwa Denkmalschutz, die Arbeiten am Gebäude verkomplizieren?

Sogar die Hauseigentümergemeinschaft kann auf die Kosten einen Einfluss haben. Ist sie sehr zerstritten, beratungsintensiv oder schwer zu erreichen, kann es sein, dass Hausverwaltungen den für sie dadurch entstehenden Mehraufwand einpreisen. Ebenso steht es um die Klientel der Mieter. Gibt es eine hohe Fluktuation? Gibt es häufig Differenzen zwischen einzelnen Bewohnern und häufig Beschwerden? Handelt es sich vielleicht sogar um einen sozialen Brennpunk? Gibt es gelegentlich sogar mutwillige Beschädigungen am Gebäude? Oder wird das Haus von Langzeitmietern bewohnt, die aufeinander und das Gebäude achtgeben und wenig Betreuungsbedarf erzeugen?

Daneben gibt es regionale Unterschiede nach Region und Bundesland. Ballungsräume sind auch in Bezug auf die Hausverwaltung teurer als ländliche Regionen. Der Osten Deutschlands ist etwas billiger als die alten Bundesländer. Das teuerste Bundesland laut Statistiken ist Bayern, das günstigste Thüringen.

Der genaue Leistungskatalog oder vereinbarte Zusatzleistungen bestimmen natürlich zusätzlich über die Kosten. Für ein seriöses Angebot sollte sich der Hausverwalter mit Ihrem speziellen Objekt und Anforderungen unbedingt vorab vertraut machen.

Zwar unterscheiden sich bei der Hausverwaltung die Preise teilweise deutlich. Allerdings sollten Sie die Anbieter nicht primär nach Preis auswählen. Da Sie im besten Fall viele Jahre bei ihrer neuen Hausverwaltung bleiben werden, sollten sie von Anfang an auf eine gute Kommunikation achten. Achten Sie darauf, dass die Leistungen ihren Anforderungen entsprechen, die Hausverwaltung alle nötigen Kompetenzen vorweisen kann und Sie ein gutes Gefühl bei der Zusammenarbeit haben. Auch die Referenzen können Aufschluss darüber geben, ob der Verwalter die notwendige Erfahrung mitbringt. Verbandssiegel wie beispielsweise des BVI zeigen, dass sich die Verwalter regelmäßig fortbilden und dadurch auch über aktuelle Themen, wie beispielsweise sich verändernde Rechtslagen im Bilde sind.

Die Kosten für die Hausverwaltung werden normalerweise monatlich pro Einheit abgerechnet. Die Kosten sind nicht umlagefähig, können also nicht auf die Miete umgelegt werden. Allerdings können Sie die Kosten für die Hausverwaltung in der Steuererklärung als Werbungskosten absetzen.

Der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e. V. (DDIV) hat pauschale Durchschnittspreise ermittelt, mit einem pauschalen Regelsatz von etwa 22 € pro Einheit und Monat. Eigentümer mit weniger als zehn Wohneinheiten müssen für die Hausverwaltung Preise von circa 26 € bezahlen und mit mehr als 100 Einheiten belaufen sich die Kosten auf in der Regel knapp 20 € pro Einheit.

Wer als Eigentümer Kosten sparen möchte, sollte verschiedene Leistungen stets aus einer Hand beziehen. Das spart unnötigen bürokratischen Aufwand und reduziert zusätzliche Abstimmungen.

Nicht immer bedeutet weniger Leistungen über die Hausverwaltung zu beziehen aber auch am Ende die Kosten zu senken.

Eine Hausverwaltung, welche die Vermietung Ihrer Einheiten übernimmt und sich um alle Mietangelegenheiten kümmert, kann beispielsweise für weniger Leerstände sorgen, Mieter vor der Vermietung prüfen und behält auch mögliche Mietanpassungen im Blick.

Eine Hausverwaltung, die sich um die Sanierung und Reparaturen Ihrer Immobile kümmert, hat normalerweise Fachleute bei der Hand, die Kosten und Potenziale von Arbeiten abschätzen können und überwachen, dass Arbeiten sachgemäß ausgeführt werden und Kosten nicht aus dem Ruder laufen. Da sie häufig mit Handwerkern zusammenarbeiten, kann man davon ausgehen, dass sie auch Fachleute beauftragen, die bereits in der Vergangenheit gute Arbeit abgeliefert haben. Gleichzeitig können ein professioneller Instandhaltungsplan und fachmännische Immobilienentwicklung dazu beitragen, Schäden am Gebäude vorzubeugen, den Wert Ihres Eigentums lange zu erhalten und ihn wenn möglich sogar zu steigern.

Die Übernahme von buchhalterischen Aufgaben, wie die Kontrolle von Mieteingängen, behördlicher Schriftverkehr, Betriebskostenabrechnung und Jahresauswertung wiederum erspart Ihnen nicht nur viel Arbeit, sondern verhindert auch, dass Rechnungen beispielsweise vergessen oder nicht eingetrieben werden. Hat der Hausverwalter ein breites Wissen zu juristischen Fragen oder Expertise zu Versicherungen kann er Sie dabei unterstützen Verträge zu optimieren und dadurch wiederum Geld einzusparen.

So können sich bei der Hausverwaltung Kosten für umfangreichere Leistungen schnell amortisieren. Sie sollten sich daher genau überlegen, welche Leistungen Sie selbst übernehmen möchten und bei welchen Ihnen die Beauftragung eines Fachmanns langfristig Kosten einsparen kann.

Die günstigsten Angebote für die Hausverwaltung sind nicht immer die besten. Wie gezeigt lohnt es sich oft langfristig größere Leistungspakete zu buchen. Zudem sollten Sie nicht nur auf die Regelsätze achten, sondern auch auf Sonderleistungen.

Führen Sie sich stets vor Augen, wodurch die Preisunterschiede entstehen. Umfasst ein Angebot vielleicht weniger Stunden? Dann kann es sein, dass nicht allen Aufgaben die notwendige Sorgfalt entgegengebracht wird. Hat der zukünftige Verwalter überhaupt ausreichend Qualifikationen und Erfahrung, um Ihr Objekt zu verwalten?

Auch Staffelungsklauseln, bei denen die Kosten Jahr um Jahr steigen, werden mit der Zeit teuer. Bisweilen sind auch notwendige Leistungen nicht eingepreist. Dann werden Angebotseinholungen bei Handwerkern, Porto, Anrufe oder Vor-Ort-Termine separat berechnet und treiben den Preis unbemerkt nach oben.

Lesen Sie daher unbedingt auch das „Kleingedruckte“ – also die AGBs Ihres Angebots – in Hinblick darauf, welche Zusatzkosten anfallen können. Besser ist es natürlich, wenn Hausverwaltungen durch effizientere Abläufe, wie etwa digitalisierte Prozesse, Zeit einsparen können und diese Zeiteinsparung an Ihre Kunden weitergeben.

Auch im Bereich der Hausverwaltung führt die Digitalisierung zunehmend dazu, dass Prozesse effizienter werden und Kosten gesenkt werden können.

Portale für Mieter und Vermieter machen aufwändigen Schriftverkehr unnötig und senken den buchhalterischen Aufwand. Diese direkte Art der Kommunikation spart dem Auftraggeber Zeit, und Zeit ist nun mal Geld, spart aber auch allen anderen Beteiligten Zeit, sodass die Hausverwaltung langfristig günstiger wird.

Wir raten allerdings davon ab, sich ausschließlich auf digitale Angebote zu verlassen. Zu einer guten Hausverwaltung gehört auch, dass der Hausverwalter das Objekt regelmäßig besucht. Reparaturen und bauliche Maßnahmen sollten immer vor Ort persönlich in Augenschein genommen werden. Außerdem sollte ein guter Hausverwalter das Umfeld und die Gegebenheiten rund um die verwaltete Immobilie kennen.

Wir von DALIMO bieten unsere Hausverwaltungsleistungen in der Region Harz, Aschersleben, Ballenstedt, Quedlinburg, Halle und Leipzig an. Zu unserem Service gehören umfängliche Leistungen aus der Mietverwaltung sowie umfassende Sonderleisten. Wir übernehmen für Sie gerne die Verwaltung, Entwicklung und Vermarktung Ihrer Objekte. Über unser digitales Verwaltungsportal sorgen wir für die unkomplizierte Kommunikation zwischen Ihnen, uns und Ihren Mietern. Ihre Mieter erhalten einen Zugang zum Mieterportal. Sie als Eigentümer finden alle Informationen zu Vermietungsstand und Mieteingängen tagesaktuell in unserem Eigentümerportal. Auch Mietverträge, Rechnungen und wichtige Termine finden Sie dort transparent und übersichtlich. Dadurch entfällt die unübersichtliche Zettelwirtschaft weitestgehend. Das macht die Verwaltung noch effizienter und hilft Ihnen dabei jederzeit den Überblick über Ihr Objekt zu behalten.

Gleichzeitig sind wir bei Ihrem Haus direkt vor Ort. Wir kennen die Region, sind mit Handwerkern und Architekten gut vernetzt und können bei Problemen auch einmal schnell nach dem Rechten sehen.

Wir konnten Ihr Interesse wecken? Dann kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Angebot.

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